Format paragraph

Definisi paragraph pada aplikasi Ms. Word tidaklah sama dengan definisi paragraph pada linguistic, walaupun pemformatan ini digunakan untuk memenuhi kebutuhan akan pemformatan paragraph. Pada aplikasi ini, setiap pemisahan bagian dari dokumen yang menggunakan ENTER, maka dianggap satu paragraph, terlepas apakah memenuhi satu pokok pikiran atau tidak.

Jadi pemformatan paragraph ini akan berlaku pada bagian di mana setiap bagian itu dipisahkan oleh sekali ENTER.

Bullets

Pemformatan paragraph menggunakan bullets adalah untuk mengatur paragraph menjadi daftar tidak berurutan, karena format daftar ini tidak berdasarkan prioritas, yang mana lebih utama dari yang lainnya. Jadi pemformatan ini digunakan jika daftar yang dibuat tidak memerlukan penting atau tidaknya item-item disebutkan terlebih dahulu dari item yang lainnya.

Penggunaan kata bullets(peluru) ini juga berdasarkan bentuknya yang seperti peluru ketika aplikasi Word ini masih pada versi awal. Sekarang gambar bullets terdiri dari banyak pilihan.

Cara member pemformatan bullets adalah dengan mengklik ikon bullets, atau perhatikan ikon yang ditunjukkan huruf U, dalam hal ini adalah kependekan dari  ‘Unordered List’. Perhatikan gambar segitiga kecil di sebelah kanannya. Ikon itu adalah drop down menu untuk menampilkan pilihan gambar bullets, selain gambar bullets yang standar.

Numbering

Penomoran daftar item yang memerlukan urutan adalah numbering, yaitu setiap item yang disebutkan mensyaratkan urutan dari yang terkecil ke nilai yang lebih besar. Urutan bias berupa angka atau huruf. Sebagaimana urutan ini diatur berdasarkan nilai dari yang terkecil, awal urutan tidak harus dimulai dari 1, a, atau i.

Untuk melakukan pemformatan ini sangat mudah. Perhatikan gambar, gunakan ikon numbering yang ditandai dengan huruf N. ikon ini juga memiliki ikon drop down yang berarti masih terdapat pilihan-pilihan mengenai numbering.

Cara lain adalah dengan mengetikkan a, A, 1, i, atau I sebagai nomor dari item, kemudian titik, dan selanjutnya mengetikkan item pertama. Secara default word akan menganggap paragraph tersebut sebagai item penomoran.

Penggunaan daftar urutan tentu saja terdiri dari tingkatan-tingkatan sebagaimana juga bias terjadi pada bullets. Tingkatan yang dimaksud adalah, bahwa tiap item mungkin saja memiliki daftar beurut ataupun tidak berurut, begitu seterusnya pada setiap item di bawahnya.

Pada drop down menu numbering terdapat pilihan untuk menempatkan level numbering, karena mungkin saja numbering yang diformatkan oleh MS. Word secara default tidak sesuai dengan level yang dimaksudkan.

Multilevel List

Jenis pemformatan paragraph yang lain adalah Multilevel List. Pemformatan ini digunakan untuk melakukan penomoran item secara otomatis berikut dengan format penomoran tingkat di bawahnya.  Ada banyak pilihan dari menu pemformatan ini, dan masih dimungkinkan untuk merubah format penomoran sesuai yang diinginkan.

Contoh di bawah ini adalah penomoran item yang sudah memiliki level.

1.       Pasar tradisional

a.       Buah

                                                               i.      Pisang

                                                             ii.      Jeruk

                                                            iii.      Mangga

                                                           iv.       

b.      Sayur mayor

c.       Pakaian

d.      Lauk pauk

2.       Pasar modern

*Bullets, Numbering, dan Multilevel List adalah system penomoran item. Untuk menurnkan level dapat digunakan TAB, sebaliknya untuk menaikkan level Shift+TAB.

Indentasi

Indentasi adalah format paragraph untuk membuat kedalaman awal paragraph terhadap sisi dokumen sebelah kiri selama masih dalam batas-batas margin. Indentasi ini sering digunakan untuk menandai paragraph. Pada MS. Word disediakan ikon untuk menambah maupun mengurangi indentasi yang satuannya sesuai dengan setting dokumen.

Untuk menambah indentasi digunakan ikon increase indent, pada gambar ditandai oleh huruf  AI, atau menggunakan key TAB. Sebaliknya untuk mengurangi indentasi digunakan ikon decrease indent AO, atau shortcut Shift + TAB.

Indentasi dapat diatur sesuai dengan keinginan dengan cara mengaturnya lebih lanjut menggunakan pilihan-pilihan paragraf dengan mengklik launcher, pada gambar ditunjukkan PG. cara lainnya adalah dengan mengatur handle indentasi kiri maupun kanan pada penggaris horisontal. Bila penggaris horisontal tidak tampak, dapat ditampilkan dengan View > Ruler.

Sort

Sort adalah pengaturan paragraf-paragraf menjadi berurut berdasarkan huruf awal paragraf dari a-z atau dari A-Z.  Sort ditandai dengan ikon yang berbentuk AZ dengan tanda panah menurun.

Penanda paragraf atau karakter tersembunyi.

Paragraf pada MS. Word dibatasi dengan sekali ENTER, tapi tanda sebuah paragraf secara default tidak ditampilkan, begitu juga page break. Untuk membantu mengenalinya, maka disediakan ikon yang pada gambar ditunjukkan dengan angka 8.

Alignment

Alignment adalah perataan sisi paragraph sebelah kiri maupun sebelah kanan terhadap sisi-sisi kedalaman(indentasi).  Terdapat empat perataan paragraph, yaitu:

1.       Perataan kiri (Left Align)

Setiap sisi paragraf diposisikan rata pada bagian kiri, sesuai dengan indentasi paragraf tersebut. Shortcut perintah ini adalah Ctrl + L.

2.       Perataan kanan (Right Align)

Perataan kanan adalah meratakan seluruh sisi kanan paragraf ke sebelah kanan indentasi kanan paragraf tersebut. Untuk melakukan menggunakan keyboard, dapat dilakukan dengan kombinasi Ctrl +R.

3.       Perataan tengah(center)

Paragraf ditempatkan tepat ditengah-tengah diukur dari sisi terkiri indentasi kiri sampai sisi terkanan indentasi kanan, kunci cepatnya adalah Ctrl + E.

4.       Perataan kanan-kiri(justify)

Sisi kiri diratakan pada indentasi kiri paragraf, dan sisi kanan paragraf diratakan pada sisi kanan indentasi kanan. Pendistribusian kata-kata atau karakter dalam paragraf ini menyebabkan perbedaan ukuran spasi di antara kata-kata atau karakter. Penggunaan perintah Ctrl + J, dapat digunakan sebagai alternatif.