Thursday, April 07, 2011

Tabel


Dalam pekerjaan sehari-hari ketika membuat dokumen, penggunaan tabel adalah satu dari sekian banyak cara memanfaatkan obyek yang disediakan Microsoft Office. Data yang tersusun dalam dokumen akan semakin rapih dan mudah dimengerti ketika di baca. Tabel juga adalah alternative lain yang digunakan untuk memaparkan data secara terpisah-pisah dalam kolom dan baris.


1.       Menyisipkan tabel
3.       Menambah baris
4.       Menyisipkan baris
5.       Menghapus cel
6.       alignment
7.       Ukuran cel
8.       Data
Tabel memang terdiri dari kolom dan baris. Kolom dihitung dari kiri ke kanan biasa diurutkan dengan huruf, mulai A, B, C, dan seterusnya. Sedangkan baris adalah obyek tabel yang tersusun melintang dari atas ke bawah diurutkan dengan angka 1,2,3,4, dan seterusnya.

Banyaknya kolom dan baris dapat ditentukan sendiri sesuai keperluan, yang pasti isi dari setiap sel akan dibatasi, di kolom dan di baris mana cel itu berada. Menyisipkan tabel pada MS Word maupun MS Powerpoint dapat dilakukan dengan cara yang sama, yaitu melalui Ribbon Insert.
Lakukan langkah di bawah ini:
1.       Pilih Ribbon Insert.
2.       Klik menu table
Insert table pada MS. Word
Insert Table pada MS. Powerpoint

3.       Dari menu table ini ada beberapa pilihan pada pull down menu yang muncul.
Lakukan drag and drop pada menu tersebut, dan pada status bar akan tertulis kolom x baris yang sedang dipilih. Selain itu pada lembar kerja ditampilkan pra pandang tabel bila jumlah  kolom dan baris tabel tersebut  jadi dipilih.
4.       Bila konfiguarasi tabel dengan jumlah kolom dan baris sudah sesuai, maka klik kembali untuk menutup pull down menu table, dan tabel pun sudah ada di dokumen pada posisi di mana pointer berada.
5.       Cara lainnya, yaitu:
a.       Pada pull down menu table, klik insert table. Perintah ini akan memunculkan dialog mengenai jumlah kolom dan baris yang dibutuhkan dalam tabel. Mengenai fit behavior akan dibahas selanjutnya. Klik OK
b.      Pada pull down menu table, klik draw table. Perintah ini akan merubah pointer mouse menjadi mata pensil yang digunakan untuk menggambar sebuah cel. Membuat tabel dengan perintah ini mengakibatkan tabel dapat berada pada posisi yang ditentukan secara bebas.
c.       Memasukkan tabel dari obyek MS. Excel. Cara ini adalah menyisipkan obyek berupa tabel yang pengolahannya sesuai dengan mengelola tabel pada MS. Excel. Cara menggunakan tabel ini pada MS. Word adalah dengan mengklik ganda, sedangkan bila sudah selesai, klik di luar area obyek tabel MS. Excel tersebut.
Tabel yang dibuat menggunakan perintah di atas akan sesuai dengan layout yang ditentukan mengenai jumlah kolom dan tabelnya. Tabel secara default akan memenuhi lebar dokumen, dan lebar kolom akan disesuaikan dengan lebar dokumen dan jumlah kolom, sedangkan tinggi baris disesuaikan dengan ukuran huruf pada dokumen.
Pengelolaan tabel lebih lanjut seperti menambah, membuang baris atau kolom dan lain sebagainya akan di bahas satu demi satu pada uraian berikut ini.
Latihan: Sisipkan sebuah tabel yang terdiri dari 5 kolom dan 7 baris pada dokumen MS. Word

Sebelum mengolah tabel, harus dipahami bagaimana cara memilih obyek-obyek pada tabel. Bila tabel sedang digunakan(aktif), yaitu bila pointer Beam sedang ada di sebuah cel, maka ada beberapa tanda yang dapat diperhatikan sebagai bantuan bahwa tabel sedang digunakan.
1.       Ada
 pada pojok kiri atas dan  ada
 pada pojok kanan bawah.
2.       Di atas menu standar ada Ribbon table tools, dan pada menu standar terdapat dua Ribbon tambahan yaitu: Design dan Layout.
Memilih obyek pada tabel bias dengan beberapa cara, di antaranya yaitu:
1.       Menggunakan pointer mouse
Untuk memilih
Lakukan
Sebuah cel
Klik pada sisi kiri(border) cel trsebut. .
Sebuah baris
Klik pada sebelah kiri baris tersebut.
Sebuah kolom
Klik pada border atau garis bantu bagian atas kolom tersebut.
Seluruh tabel
Klik pada move handle

2.       Menggunakan menu seleksi pada Ribbon Layout.
Pilih sub menu pada pull down menu yang disediakan. Perlu diingat menu ini tidak aka nada bila tabel tidak aktif. Akibat dari perintah yang ada pada menu itu adalah juga tergantung di mana pointer beam berapa.
3.       Selain dua cara di atas, bias digunakan kombinasi Shift/klik  + panah


Tabel yang sudah dibuat belum mencukupi untuk menampung data yang akan di isikan. Menambah baris dapat dilakukan untuk permasalahan ini. Menambah baris adalah menambahkan baris setelah baris terakhir pada sebuah tabel.
Cara paling mudah menambah baris adalah dengan menggunakan TAB, kunci keyboard yang biasa digunakan untuk berpindah cel. Tekan TAB beberapa kali sampai kolom terakhir, setelah pointer mencapai cel terakhir, maka pointer beam akan berpindah ke baris baru yang otomatis membuat sebuah baris dengan kolom yang sama dengan kolom di atasnya.



Bekerja menginputkan data menggunakan tabel sangat membantu, apalagi data yang berurut. Namun kadang kala data yang diinputkan ada yang terlewat. Artinya data tersebut tidak bias diinputkan di akhir baris. Hal ini tentu saja membuat penginput frustrasi, terutama bila dia tidak mengerti cara menyisipkan baris.
Menyisipkan baris adalah menambahkan baris di antara dua baris. Ada beberapa cara untuk menyisipkan baris, yaitu:
1.       Menggunakan mouse
a.       Letakkan pointer pada sel di atas baris yang akan disisipkan. Dalam hal ini berarti akan disisipkan baris di bawah pointer berada. Klik kanan untuk memunculkan pop up menu, pilih menu Insert, klik Insert Rows Below. Ingat bahwa baris yang akan disisipkan adalah berada di bawah cel yang dipilih.
Lakukan hal sebaliknya bila baris yang akan disisipkan ada berada di atas cel yang dipilih.

b.      Cara kedua adalah menggunakan Ribbon Layout, dan pilih menu seperti cara di atas
2.       Dengan menggunakan keyboard. Letakkan pointer di cel kolom terakhir pada baris yang bawahnya akan disisipkan baris. Pindahkan pointer beam ke sisi kanan baris di luar tabel menggunakan panah kanan. Selanjutnya tekan ENTER.
*bila cel yang dipilih terdiri dari beberapa baris, maka cara nomor satu akan menambah baris sesuai jumlah baris yang dipilih.




Cel yang tidak diperlukan dapat dihapus menggunakan beberapa cara, yaitu:
1.       Klik kanan pada cel yang akan dihapus
2.       Pilih delete cells
3.       Akan muncul dialog tambahan delete cells
Shift cells left: mendorong cel yang lain untuk dirapatkan ke kiri
Shift cells up: mendorong cel yang lain untuk dirapatkan ke atas
Delete entire row: menghapus seluruh baris pada cel yang dipilih
Delete entire column: menghapus seluruh kolom pada cel yang dipilih
*apabila yang dipilih adalah baris, maka klik kanan dan pilih delete row, begitu pula apa bila yang dipilih adalah kolom, maka klik kanan delete column.
Bila beberapa baris yang dipilih, maka pilihan delete dari klik kanan adalah delete rows. Hal itu berlaku juga pada kolom dengan menu delete columns




Alignment tabel adalah penempatan teks pada cel dalam sebuah tabel. Apabila isi dari sebuah cel adalah obyek grafis, maka pengaturan alignment akan juga berpengaruh pada obyek tersebut selama obyek tersebut diperlakukan sebagai teks.
Penempatan teks pada sebuah cel terdiri dari Sembilan macam posisi, yaitu:

Top left
Top center
Top right
Center left
Center
Center right
Bottom left
Bottom center
Bottom right

Untuk melakukan penempatan teks pada cel, lakukan langkah di bawah ini:
1.       Pilih cel, baris, kolom, atau seluruh tabel, kemudian
a.       Pada Ribbon layout pilih alignment yang diinginkan
, atau
b.      Klik kanan dan pilih Cell Alignment yang diinginkan


Pengaturan ukuran kolom dan baris pada sebuah tabel sangat penting pada hasil cetak pada dokumen yang berisi tabel. Ukuran lebar kolom dapat diatur secara otomatis, sehingga juga mempengaruhi ukuran kolom lain pada tabel tersebut.


Ada tiga macam pengaturan lebar kolom secara otomatis, yaitu:
1.       AutoFit Contents
Pengaturan ini akan membuat lebar kolom menyesuaikan dengan isi cel. Hal ini cocok bila yang diinginkan adalah setiap kolom memiliki lebar paragraph terpanjang dalam cel yang ada pada setiap kolomnya. Apabila cel-cel dalam tabel memiliki paragraph yang panjang, maka lebar tabel akan melebihi lebar area yang dapat dicetak(printable area)
2.       AutoFit Window
Pengaturan ini akan membuat lebar tabel sesuai dengan lebar area dokumen yang dapat dicetak berapapun kolom yang ada pada tabel yang dimaksud. Semua isi cel dipaksa untuk menysuaikan pada lebar kolom yang terjadi akibat perintah ini. Bila isi cel adalah paragraph yang panjang, maka akan diletakkan pada baris selanjutnya pada cel yang dimkasud.
3.       Fixed Column Width
Pengaturan ini berdasar pada lebar kolom-kolom yang ditentukan sebelumnya, bila ada kolom yang tidak ditentukan ukurannya, maka lebar kolom akan menyesuaikan terhadap pengaturan sebelumnya.

Cara melakukan pengaturan ini bisa dengan memilih menu AutoFit dari Ribbon Layout atau dengan cara klik kanan, dan memilih menu AutoFit

Pengolahan data
Pengolahan data pada tabel dilakukan untuk berbagai keperluan, di antaranya:

1.       Melakukan penyortiran
Penyortiran adalah melakukan pengurutan data berdasarkan criteria tertentu. Operasi ini akan mengakibatkan seluruh baris akan ikut diatur mengikuti cel yang dijadikan dasar penyortiran. Misalkan tabel berisi data nama siswa yang tentu saja memiliki huruf awal yang bias diurutkan sesuai abjad atau sebaliknya. Tapi perlu diingat, bahwa masing-masing siswa membawa data mereka seperti, jenis kelamin, alamat, dan lain sebagainya. Data yang mengikuti siswa ini diposisikan dalam baris di mana nama siswa itu ditempatkan. Oleh sebab itu data-data masing-masing siswa tidak boleh kacau akibat dari penyortiran.
Penyortiran terdiri ari dua macam, yaitu:
a.       Ascending, yaitu penyortiran dari nilai terendah ke nilai yang tertinggi. Bila tipe data adalah teks, maka data akan diurutkan berdasarkan huruf pertama teks, di mana a adalah nilai terendah hingga z. Penyortiran juga berlaku untuk data waktu.
b.      Descending, yaitu penyortiran lawan dari Ascending  dari nilai tertinggi  ke nilai yang terendah. Bila tipe data adalah teks, maka data akan diurutkan berdasarkan huruf pertama teks, di mana z adalah nilai teringgi hingga a.

Cara melakukan penyortiran adalah:
1.        dengan mengaktifkan tabel, kemudian pada Ribbon Layout pilih menu Sort.
2.       Perhatikan pada Label  ‘My list has’, di sana tedapat dua pilihan, apakah tabel akan disortir berdasarkan kepala baris  yang berada pada baris pertama tabel atau seluruh data dalam tabel ikut disortir termasuk baris pertama. Apabila tabel memiliki kepala baris maka, pada pilihan ‘Sort by’ akan muncul nama-nama kepala baris. Pilihlah kepala baris yang akan dijadikan dasar penyortiran
3.       Tentukan tipe data isi dari kolom tersebut
4.       Pilih apakah penyortiran naik(Ascending) atau menurun(Descending)
Penyortiran bisa berdasarkan beberapa kepala baris yang dilakukan berurutan sesuai pilihan, artinya penyortiran akan dilakukan bedasarkan criteria pertama dulu, kemudian criteria kedua dan selanjutnya.


2.       Mengkonversi data pada tabel menjadi teks
Pada dasarnya dokumen word terdiri dari kolom dan baris, seperti terlihat pada bar status pada bagian bawah jendela aplikasi. Tabel juga terdiri dari baris dan kolom, hanya saja data pada satu cel tidak dibatasi jumlah karakternya. Ada kalanya dokumen berbentuk tabel harus dipaparkan menjadi baris-baris paragraf biasa saja. Untuk melakukan hal itu sangat mudah, yaitu pilih tabel, kemudian pada Ribbon layout pilih menu ‘Convert to Text’.

3.       Melakukan penghitungan
Keistimewaan tabel adalah jelasnya alamat baris dan kolom yang ada pada tabel. Bila data adalah berupa data memenuhi sayarat untuk dilakukan aplikasi rumus, maka dalam MS. Word juga ada fitur formula.
Perlu diingat, bahwa pendanda kolom adalah huruf dari A-Z dan penanda baris adalah 1-dst, apakah dalam bentuk gabungan cel(merged) atau tidak.
Seperti dalam M.S. Excel, letakkan pointer beam pada cel tempat formula akan diaplikasikan, kemudian pada Ribbon Layout pilih Formula pada kelompok menu Data.
NO
NILAI 1
NILAI 2
NILAI 3
NILAI 4
JUMLAH
RERATA
LULUS
1
56
78
100
56
291
73

2
76
90
76
53
295
74

3
56
56
56
42
210
52

4
63
53
63
56

59

5
63
63
53
53

58

6
63
63
42
42

52


No comments:

Post a Comment