Persidangan

Beberapa tahun yang lalu saya diminta mengisi materi mengenai teknik persidangan oleh sebuah organisasi ekstra kurikuler di sekolah saya. Tanpa banyak alasan saya langsung menyanggupi untuk membawakan materi tersebut, karena saya juga memperhatikan rapat-rapat yang diadakan yang seharusnya dalam bentuk peridangan tidak dilakukan dengan semestinya.
Setelah itu saya lalu berpikir bagaimana caranya saya membuat naskah untuk pelatihan itu, padahal materi itu sudah lama saya selipkan di antara banyak kertas masa saya melakukan Latihan Dasar Kepemimpinan di kampus dulu. Materi itu pun rencananya hanya akan saya salin dan sampaikan. Saya masih mengingat dengan baik materi teknik persidangan zaman saya di kampus dulu, dan saya juga beberapa kali jadi pemimpin sidang dalam rapat-rapat senat. Akan tetapi ada hal yang mengganjal dalam pikiran saya, pada mana teknik persidangan itu mengacu.
kebetulan, di sekolah saya akan ada RAKER yang serius yang akan menggunakan bentuk persidangan, dan saya melihat banyak teman-teman yang belum terbiasa dalam suasana persidangan. Karena itu saya akan menuliskannya dalam blog ini.
Persidangan biasanya dilakukan untuk mengambil keputusan-keputusan dari sharing pendapat di antara para peserta sidang. Persidangan itu sendiri adalah bukan hal yang baru bagi negri ini, karena secara budaya terbukti bahwa pengambilan-pengambilan keputusan selalu didasari musyawarah untuk mufakat, oleh karena itu Mr. Soekarno dengan percaya diri memasukkan sila keempat Pancasila seperti sekarang ini. Pancasila adalah dasar negara yang berisi nilai-nilai yang digali dari nilai dan budaya bangsa.
Kita sudah terbiasa bermusyawarh, dan itu sebagai dasar kehidupan berbangsa dan bernegara kita, tetapi apakah kita jadi terbiasa dengan pengambilan keputusan secara musayawarah dengan tertib dan teratur?
Untuk melakukan musyawarah mencapai mufakat secara teratur dan tertib dibutuhkan persidangan dan persidangan memiliki tata caranya sendiri.
Tidak perlu menjadi sarjana hukum untuk mengerti dan terlibat pada persidangan, karena semua orang bisa mempelajari tata cara persidangan. Pada institusi pengadilan setiap ranah memiliki tata cara persidangannya masing-masing, seperti tata cara persidangan perdata, pidana, dll. Tapi persidangan juga dilakukan oleh institusi-institusi di luar institusi pengadilan, seperti organisasi kepemudaan, mahasiswa, organisasi pengusaha elektronik, koperasi, ataupun organisasi profesional yang lain.
Persidangan memerlukan perangkat persidangan  sekurang-kurangnya sebagai berikut:

1. Tempat sidang
2. Peserta sidang
3. Pimpinan sidang
4. Tata-tertib sidang
5. Agenda sidang
6. Palu sidang

1. Tempat Sidang
Tempat sidang adalah tempat peserta sidang melakukan persidangan yang berlokasi di tempat yang strategis, mudah dicapai dan tidak merugikan salah satu kelompok. Peserta sidang memerlukan kenyamanan dan ketersediaan perangkat yang memudahkan persidangan berjalan lancar. Karena itu di tempat sidang harus tersedia kursi dan meja yang cukup, alat foto copy, jaringan telepon, jaringan internet, tempat istirahat dan makan, dll.

2.Peserta Sidang
Tidak ada persidangan tanpa peserta sidang, dan tidak semua orang yang hadir di tempat persidangan adalah peserta sidang, maka perlu ditentukan peserta sidang sebenarnya. Peserta sidang diundang secara resmi oleh panitia sebuah acara persidangan dan biasanya dibuktikan dengan kartu peserta.

3. Pimpinan Sidang
Pimpinan sidang atau juga biasa disebut presidium sidang adalah beberapa orang yang ditunjuk menjadi pimpinan sidang. Pimpinan sidang ditunjuk secara musyawarah dan mufakat oleh peserta sidang. Pimpinan sidang ini terdiri dari beberapa orang yang biasanya berjumlah ganjil, karena ada kemungkinan terjadi silang pendapat di antara pimpinan sidang namun bisa segera diambil keputusan di antara mereka sendiri.
Keberadaan pemimpin sidang sebelum adanya tata tertib sidang, atau tata tertib sidang belum disahkan adalah secara informal, sedangkan pada masa setelah tata tertib disahkan, maka perlu disahkan juga pemimpin sidang yang ditunjuk.

4. Tata Tertib Sidang
Tata tertib sidang adalah perangkat penting yang harus ada pada persidangan, jika persidangan diharapkan berjalan lancar dan teratur, tanpa tata tertib sidang seluruh acara persidangan bisa menjadi sia-sia.
Tata tertib sidang biasanya terdiri dari:

1. Ketentuan Umum mengenai apa itu rapat x... yang sedang dilaksanakan
2. Tempat dan Waktu
3. Kewenangan rapat/sidang , hal ini biasanya sudah ada pada AD/ART  setiap organisasi, kecuali ada item lainnya.
4. Peserta sidang/rapat harus ditentukan, karena berhubungan dengan pengambilan keputusan
5. Hak dan kewajiban peserta rapat/sidang
6. Bentuk rapat, apakah persidangan pleno/paripurna, komisi, tertutup atau terbuka
7. Pengambilan keputusan
8. Quorum
9. Pimpinan sidang
10. Tata cara / lalu lintas bicara
11. Lain-lain
12. Ketentuan Penutup

Seluruh item tersebut di atas dituangkan dalam pasal-pasal yang berurutan sesuai kebutuhan persidangan.


5. Agenda Sidang
Agenda Sidang adalah urat nadi sebuah persidangan, di sini akan terjadi banyak sekali tukar pendapat dan tarik menarik kepentingan. Pada setiap persidangan akan terjadi tawar menawar, apakah sebuah atau beberapa item harus dan/atau tidak perlu dibahas. keputusan mengenai agenda sidang ini akan menentukan hasil sidang yang dimaksud.
Berdasarkan pentingnya pembahasan agenda sidang ini, maka perlu ditetapkan tata tertib sidang dan pimpinan sidang terlebih dahulu.
Agenda sidang biasanya secara berurutan sebagai berikut:

1. Pembukaan
2. Pembahasan dan penetapan Tata tertib sidang
3. Pembahasan dan penetapan Pemimpin Sidang
4. Pembahasan dan penetapan  Agenda Sidang
5. Pembahasan dan penetapan....
6. Pembahasan dan penetapan  ...
7. Penutupan

Beberapa item sebelum pembahasan agenda sidang hanyalah dilakukan ketuk palu, atau dimaklumkan telah disetujui, karena sudah melewati agenda sidang itu sendiri. Beberapa persidangan memasukkan waktu dalam jam dan menit pada agenda sidang agar sidang tidak berlanjut bertele-tele tanpa menghasilkan sesuatu yang berarti.

6. Palu Sidang
Pada tata cara atau lalu lintas bicara dalam persidangan, pemimpin sidang menggunakan palu sidang. Ketukan palu dibutuhkan untuk mengisyaratkan beberapa hal sebagai berikut:

1. ketukan 1x digunakan untuk membuka sidang, mengukuhkan keputusan-keputusan.
2. ketukan 2x digunakan untuk melakukan skorsing sidang, mencabut skorsing, dan peralihan pimpinan sidang
3. ketukan 3x digunakan untuk menutup sidang, kadang digunakan untuk membuka sidang.
4. ketukan berkali-kali digunakan untuk meminta peserta sidang tenang dan menghargai persidangan.

Hal mengenai arti ketukan palu sidang adalah bersiafat konvensional tanpa ada dasar hukum yang baku, bisa saja sebuah organisasi menggunakan isyarat ketukan palu yang lainnya. Hal ini juga terjadi pada sidang MK, dan coba baca kutipan berikut yang diambil dari : http://www.hukumonline.com/berita/baca/hol20021/satu-kali-ketukan-palu-dari-mahfud-md

Jimly yang berada di sebelah Mahfud sempat tersentak. Jimly mengisyaratkan kepada Mahfud agar mengetuk dua kali lagi. Mahfud juga tersentak. Ia berancang-ancang untuk memukul palu kembali. Sayangnya, lagu �Indonesia Raya' sudah keburu berkumandang. Jimly akhirnya memberi isyarat, Mahfud tak perlu lagi memukul. Sudah...sudah, ungkapan itu yang terlihat dari bahasa mulut Jimly.

 Bagaimana kalau tidak ada palu sidang? Palu sidang bisa diganti dengan alat apapun untuk mengtuk meja sebagai isyarat, asal jangan lebay menggunakan kunci inggris, misalnya.

Selain hal-hal yang sudah dibahas di atas, masih ada yang perlu di perhatikan, yaitu interupsi. Interupsi pada persidangan digunakan untuk memotong pembicaraan, karena pembicara menganggap hal yang akan disampaikan sangat penting untuk disampaikan.
Tapi bagaimana jika terjadi banyak interupsi? Interupsi terdiri dari beberapa macam, dan bisa diterapkan prioritas terhadap beberpa interupsi. Urutan prioritas interupsi adalah sebagai beikut:

1. Interruption points of order, Bentuk interupsi yang dilakukan untuk meminta penjelasan atau memberikan masukan yang berkaitan dengan jalannya persidangan. Contoh: saat pembicaraan sudah melebar dari pokok masalah maka seseorang berhak mengajukan interuption of order agar persidangan dikembalikan lagi pada pokok masalahnya sehingga tidak melebar dan semakin bias.
2. Interruption points of  information, Bentuk interupsi berupa informasi yang perlu diperhatikan oleh seluruh peserta sidang termasuk pimpinan sidang. Informasi bisa internal (misal: informasi atau data tentang topik yang dibahas) ataupun eksternal (missal: situasi kondisi di luar ruang sidang yang mungkin dapat berpengaruh terhadap jalannya persidangan).
3. Interruption points of clarification, Bentuk interupsi dalam rangka meminta klarifikasi tentang pernyataan peserta sidang lainnya agar tidak terjadi penangkapan bias ketika seseorang memberikan tanggapan atau sebuah penegasan terhadap suatu pernyataan.
4. Interruption points of explanation, Bentuk interupsi untuk menjelaskan suatu pernyataan yang kita sampaikan agar tidak ditangkap keliru oleh peserta lain atau suatu pelurusan terhadap pernyataan kita.
5. Interruption points of  personal privilege , Bentuk interupsi yang disampaikan bila pernyataan yang disampaikan oleh peserta lain sudah di luar pokok masalah dan cenderung menyerang secara pribadi.

Demikianlah artikel mengenai persidangan ini saya tulis, mohon komentarnya di bawah. Semoga artikel ini bisa mencerahkan dan menambah kasanah pengetahuan kita.

Links:

1. Interruption of speaker
2. Teknik Persidangan
3. hukumonline.com